Politique de confidentialité

Responsable du traitement

Apposa est édité par Ewan Kerboas EI (voir les mentions légales), responsable des traitements liés aux comptes, à la sécurité du service et à la prévention des abus. Contact : contact@ewan-kerboas.fr.

Pour le contenu des documents et les données des signataires, l’éditeur agit pour le compte de l’utilisateur qui envoie le document, en tant que sous-traitant (voir les conditions d’utilisation). Si vous avez été invité à signer, vous pouvez vous adresser à l’expéditeur du document ou nous écrire.

Données traitées

• Compte : nom, adresse email, mot de passe (conservé uniquement sous forme hachée), images de la signature et des initiales enregistrées.
• Documents : fichiers PDF et modèles, champs placés et valeurs saisies, objet et message des invitations.
• Signataires : nom, adresse email, adresse IP, navigateur et appareil utilisés, dates et heures de consultation et de signature, images de signature et d’initiales, motif d’un éventuel refus.
• Journaux techniques : informations enregistrées lors des requêtes adressées au service, dont l’adresse IP.

Le nom, l’adresse email et le mot de passe sont nécessaires pour créer un compte : sans eux, le compte ne peut pas être créé. Les images de signature et d’initiales enregistrées ne sont nécessaires que pour signer vous-même un document que vous envoyez. Le nom et l’adresse email d’un signataire sont fournis par l’expéditeur. L’adresse IP, l’appareil utilisé et l’horodatage sont enregistrés automatiquement : ils constituent le dossier de preuve et sont nécessaires pour signer. Le motif d’un refus est facultatif.

Finalités et bases légales

• Fournir le service (compte, préparation et envoi des documents, emails d’invitation et de finalisation) : exécution du contrat formé par les conditions d’utilisation.
• Constituer la preuve des signatures (dossier de preuve joint au PDF final) : intérêt légitime des parties à pouvoir établir qui a signé, quand et comment (traitement réalisé pour le compte de l’expéditeur).
• Sécuriser le service et prévenir les abus (journaux techniques, limitation du nombre de requêtes et d’emails, traitement des signalements) : intérêt légitime de l’éditeur.
• Respecter nos obligations légales, par exemple répondre aux demandes des autorités : obligation légale.

Destinataires

• L’expéditeur et chaque signataire d’un document reçoivent le PDF final et son dossier de preuve, qui indique pour chaque signataire son nom, son adresse email, les dates de consultation et de signature, son adresse IP et son appareil.
• Les signataires voient le nom et l’adresse email de l’expéditeur ; l’expéditeur voit qui a consulté, signé ou refusé le document, et le motif d’un refus.
• Nos sous-traitants, pour la seule exécution de leur mission (ci-dessous).
• Les autorités, lorsque la loi l’impose.

Sous-traitants et transferts

• Vercel Inc. : hébergement du service. Les fonctions serveur s’exécutent à Francfort (région fra1) et les fichiers sont stockés dans Vercel Blob, en région Union européenne.
• Neon : base de données PostgreSQL, hébergée chez AWS à Francfort.
• Resend : envoi des emails (invitations, relances, PDF final, emails liés au compte). Ces données peuvent être traitées aux États-Unis.

Les transferts éventuels de données hors de l’Union européenne, notamment vers les États-Unis, sont encadrés par le cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework) et/ou par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Durées de conservation

• Les données du compte, les documents et leurs fichiers sont conservés tant que le compte existe, et supprimés avec lui.
• Les éléments de preuve d’un document (étapes horodatées, adresses IP, appareils) sont conservés aussi longtemps que ce document existe, et supprimés avec lui.
• Les PDF finaux reçus en pièce jointe restent dans les boîtes de réception de leurs destinataires ; les liens de téléchargement cessent de fonctionner.
• Les journaux techniques (requêtes, erreurs) sont conservés par l’hébergeur pour une durée courte, de quelques heures à quelques jours.

Vos droits

Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité de vos données. Pour les exercer, écrivez à contact@ewan-kerboas.fr. Vous pouvez aussi modifier votre nom et supprimer votre compte depuis les Paramètres. Vous pouvez également définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL (cnil.fr).

Sécurité

• Les fichiers sont stockés de façon privée et ne sont jamais publics.
• Un document n’est accessible qu’à son propriétaire, connecté à son compte, et à ses signataires, chacun par son lien personnel.
• Les échanges avec le service sont chiffrés (HTTPS).

Cookies et stockage local

Apposa n’utilise que des éléments strictement nécessaires à son fonctionnement :

• Cookies de session (noms contenant « apposa. ») : vous gardent connecté à votre compte.
• Préférence de thème (clair ou sombre), enregistrée dans votre navigateur.
• Brouillons locaux : sur une page de signature, vos saisies en cours sont gardées dans votre navigateur pour ne pas être perdues si la page se recharge, puis effacées une fois le document signé ou refusé.

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